影印機的戰略配置
我在轉職到IT業界之後，最先注意到的一件事，是不少人會來回走到影印機前好幾次。再加上影印機的位置離員工的座位很遠，所以在辦公室內，總能看到人們走來走去。
見同事總是來來去去的，我終於忍不住開口詢問：「怎麼了？」我這時才知道他們為什麼往返這麼多次。我依序列舉出幾個具代表性的原因：
■「我忘了帶訂書機。」
如果要用釘書機來整理影印出來的印刷品，一開始就應該拿過去，或是事先放在附近。這或許是因為缺乏「順便」的想法所致。
■「紙用完了，我去拿備用影印紙。」
之所以會出現這個問題，是因為備用影印紙沒放在影印機附近。影印紙幾乎只有使用影印機時才會用到，可是這個東西卻沒放在影印機附近，這讓我覺得非常奇怪。
如果只是因為其他地方有空位，才把影印紙放在別處，或是備用的消耗品都固定放在公司某個地方，就表示在規畫置物時，完全沒有考慮到動線。為了避免浪費往來行走的時間，應該慎重考慮動線和相關物品的放置地點。
■「我不太知道怎麼印，所以想跟總務確認。」
這個理由實在令人難以置信。有不少人工作會用到影印機，卻不知該如何操作。
如果是遇到無法預期的機械故障就算了，如果只是切換彩色、黑白印刷，或是雙面影印等問題，只要看說明書，就能找到答案。找人協助解決，不只浪費自己的時間，還占用別人的時間，應該盡量避免。影印方式應該一開始就要掌握清楚。
此外，公司內部統一使用A4紙來影印、列印，會比較方便管理。除了能統一文件和資料夾的尺寸，訂購影印紙時也比較不容易弄錯。
當然，有時候可能受限放影印機的空間，或是插座位置等有關辦公室結構方面的問題，但不論如何，務必以使用者動線的觀點，來思考改善的方法。
改變影印機或碎紙機的位置，就能改善效率
我認為，負責管理影印機的總務部或管理部門，為了掌握公司內部機械的使用情況，應該定時進行「定點觀測」。
我在豐田第一線工作時，經常看到高層的人特地前來，一動也不動的觀察現場。最初我對此感到疑惑，後來才發現他們是為了確認每一位員工的動線。例如，觀察、思考現場的員工是否有多餘的動作，若有，該如何改善等。
人們往往難以察覺自己的動作或工作模式出現什麼問題，就算覺得「有點不方便」，也會因為不想增加工作量，而沒採取更多的行動，來改善現況。
不過，我們必須了解，光是影印機的位置分配錯誤，雖然一開始可能只有些許的影響，但在日積月累下來，足以造成巨大且不必要的浪費，進而影響企業整體狀況。
我常聽總務或管理部門的後勤人員表示「很難預測成效」、「難以評估現狀」。但我認為，要做出判斷，其實並沒有那麼難。總務和管理部門的決定，會左右員工的動線，對企業整體的效率造成相當程度的影響，因此更不能缺少這方面的意識。
我再舉個例子：
某家企業放碎紙機的地方，由於離業務部非常近，所以頻繁的裁紙聲總是干擾到業務跟客戶講電話；因碎紙機離法務部較遠，結果簡單的碎紙作業，卻害法務部人員浪費不少時間。加上位置偏角落，所以很難徹底打掃乾淨，於是周遭環境變得越來越髒亂，甚至影響辦公室的整體觀瞻。
後來，經業務部員工反應，改變碎紙機的位置之後，一次解決了上述提到的問題。從這個例子可以看出，光是一臺碎紙機的使用動線，同時對數個部門造成影響。
我過去在某個專案中，曾與某家市值超過一兆日圓的企業合作，那家企業委託外部的顧問公司，以業務部為主軸，記錄員工所有的工作動線，以達到業務流程管理的目標。其後，管理者會定期確認紀錄，並與員工進一步安排會談，以減少不必要的動作。
以這家企業為例，如果以目前公司的資源無法確認每個人的動線時，適時活用外部資源也不失為一個好方法。事實上，工廠等製造業的第一線，也有不少大企業引進分析動線的硬體設備，利用定點攝影觀測的技術得到相關數據，並透過軟體的分析，自動導出最佳的動線。
通勤時，進行企劃思考
各位上班搭大眾運輸時，都在做什麼呢？根據我在電車上的觀察，有不少人在玩手機遊戲。但人在早上時，頭腦最清楚，若在這時候玩遊戲，不但可惜，也無法替你自己創造產值。我認為，讀者不妨將這段交通移動時間，用於能輸入情報的創意性活動。
舉例來說，有時捷運裡擠到沒辦法看書或報紙。這時，你可以抓穩吊環，嘗試「企劃思考練習」。
例如，看著捷運上的廣告，試著問自己：「如果是我，會為專欄取什麼樣的標題？」如果看到商品宣傳，就自問：「這則廣告可以下什麼宣傳標語？」、「話說回來，貼在車廂裡真的有宣傳效果嗎？」、「如果要在其他地方下廣告，哪裡最適合？」
接連迸出的想法，就是商務上最佳的企劃思考練習。
你浪費13小時等電梯
抵達公司後，我經常看到許多人排隊等電梯。花時間排隊只為了搭電梯，我認為這樣的動線安排，實在不甚理想。
而且，依照電梯的性能差異，人多時，可能要等到三分鐘左右。假設一天花三分鐘等電梯，一年上班天數有260天，換算下來，等於你在一年中，共花了780分鐘（約13個小時）等電梯。
你的人生，真的要耗費這麼多時間在搭電梯上嗎？
想想看，既然時間這麼長，是否能做出一些改變，像是思考不用等電梯。例如，早點到公司，趁人不多時搭電梯。若辦公室位在低樓層，則可以走樓梯上樓，因為如果選擇每天爬樓梯上班，那三分鐘就不算浪費，而是有益於身體的健身時間了。
其實電梯按鍵也有所謂的動線，重點就在於按按鍵的順序。
我在豐田總公司搭電梯時，曾被人指正：「進了電梯後，應該先按關門鍵，再按要去的樓層。」也就是說，這麼做能讓電梯提早幾秒關門。
有些人聽了可能會覺得：「太誇張了吧，不就只差幾秒……。」不過每次搭電梯都差幾秒，長期累積，就會變成一分鐘，甚至一個小時。豐田的員工們，在工作上時常意識到這類選項背後的涵義。
書籍簡介
豐田人高效率動線思考：雙手怎麼動、腳步往哪移、筆記如何抄、座位這樣排，豐田最強動作經濟學，貝佐斯都在學。
作者： 原正彥
譯者： 林佑純
出版社：大是文化
出版日期：2020/08/31
作者簡介
原正彥
PLUS DRIVE股份有限公司代表董事。1996年以技師身分進入豐田汽車，在第一線接受指導，而具備動線思維。修理超過5000輛汽車。在「技能奧林匹克」中，成為最年輕的冠軍。
轉戰至IT產業後，依舊保持動線的意識，在戴爾電腦公司擔任電腦技術支援，並連續五年獲得顧客滿意度第一。2015年設立網路行銷公司，持續提供許多客戶附加價值。著有《善用25％規則，TOYOTA精實到位時間管理術》（商周出版）、《不管什麼工作都能得到成果的豐田自我思考力》（鑽石社）、《Action！豐田現場的執行力》（PRESIDENT社）。
責任編輯：洪婉恬
September 08, 2020 at 12:07PM
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我們一年花13小時等電梯！上班「途中」做這2件事，更有效率 - 商業周刊
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